Politique de confidentialité

Site web : Food Hotel Tech

Cette politique de protection des Données à caractère personnel (la « Politique ») décrit les mesures générales mises en œuvre par FHT EVENTS pour assurer une protection adéquate des données personnelles, c’est-à-dire de toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable (« Données Personnelles »), et ce, pour tous les traitements de données mis en œuvre dans le cadre de ses activités.

Les objectifs de cette Politique sont de décrire les éléments suivants :

LES DONNÉES PERSONNELLES QUE NOUS COLLECTONS : quelles informations FHT EVENTS collecte et traite vous concernant ;
LES FINALITÉS : pour quelles raisons et objectifs FHT EVENTS traite vos Données Personnelles ;
LES FONDEMENTS : quelles sont les bases juridiques sur lesquelles FHT EVENTS traite vos données personnelles ;
COMMENT : de quelle façon FHT EVENTS collecte vos Données Personnelles ;
QUI sont les parties autorisées auxquelles FHT EVENTS peut être amené à divulguer vos données personnelles ;
OÙ FHT EVENTS et les parties autorisées peuvent traiter vos données personnelles ;
QUELLES MESURES DE SÉCURITÉ sont mises en place par FHT EVENTS pour protéger vos données personnelles ;
POUR COMBIEN DE TEMPS FHT EVENTS conserve vos données personnelles et comment sont déterminées les durées de conservation ;
QUELS SONT VOS DROITS et comment les exercer ;
COMMENT NOUS CONTACTER si vous souhaitez exercer vos droits ou si vous avez des questions.

Définitions

Donnée à caractère personnel (article 4.1. du RGPD) : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « personne concernée ») ; est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;

Traitement (article 4.2. du RGPD) : toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

Obligation légale (article 6.1.c. du RGPD) : le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis. Par exemple, BIOGROUP dans son activité de laboratoire d’analyses médicales est tenu de conserver les informations relatives au dossier médical du patient pendant une certaine durée déterminée par la Loi.

Quelles sont les données personnelles collectées ?

Les données personnelles collectées varient selon votre profil et selon la manière dont vous interagissez avec l’organisateur du salon, notamment en tant que visiteur du site web, exposant, prospect exposant, visiteur du salon ou candidat au recrutement.

Visiteurs du site web

Lorsque vous naviguez sur le site web, nous sommes susceptibles de collecter les catégories de données suivantes :

Données d’identification : par exemple votre nom, prénom, civilité, adresse e-mail, numéro de téléphone, société ou fonction, lorsque vous remplissez un formulaire de contact ou de demande d’information.
Données professionnelles : par exemple le nom de votre entreprise, votre fonction, votre secteur d’activité ou toute information communiquée dans le cadre d’une demande de contact ou d’information.
Données relatives à la navigation : ces données concernent la manière dont vous utilisez le site web. Elles peuvent inclure notamment l’adresse IP, le type de navigateur utilisé, le système d’exploitation, la langue du navigateur, la date et l’heure de connexion, les pages consultées, ainsi que, le cas échéant, des données collectées via des cookies ou autres traceurs. Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter notre politique de cookies.
Données relatives à l’utilisation des réseaux sociaux : lorsque vous interagissez avec des fonctionnalités ou contenus issus de réseaux sociaux, ces traitements peuvent également donner lieu à la collecte de certaines données par les réseaux sociaux concernés, selon leurs propres politiques de confidentialité.

Exposants

Dans le cadre de la gestion de la relation avec les exposants, nous sommes susceptibles de collecter les catégories de données suivantes :

Données d’identification : nom, prénom, civilité, adresse e-mail, numéro de téléphone, fonction, signature, ainsi que toute information permettant d’identifier vos interlocuteurs au sein de votre structure.
Données professionnelles : raison sociale, secteur d’activité, adresse professionnelle, numéro SIRET ou toute autre information liée à l’activité de votre entreprise et à votre participation à l’événement.
Données contractuelles et administratives : informations relatives à la réservation d’un stand, aux options souscrites, aux échanges commerciaux, au suivi de la relation client, à la facturation et au traitement administratif de votre participation.
Données bancaires : lorsque cela est nécessaire au règlement d’une prestation ou d’un emplacement, les données liées au paiement sont traitées par les prestataires habilités. Les données bancaires ne sont pas conservées directement par l’organisateur, sauf informations strictement nécessaires à la gestion comptable ou à la preuve du paiement.
Données de connexion ou d’usage des outils mis à disposition : lorsque des plateformes ou espaces exposants sont utilisés pour organiser votre participation, certaines données de connexion, d’authentification ou de suivi peuvent être collectées.

Prospects exposants

Lorsque vous êtes identifié comme prospect dans le cadre de notre activité de prospection commerciale, nous sommes susceptibles de collecter les catégories de données suivantes :

Données d’identification : nom, prénom, civilité, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone, fonction.
Données professionnelles : nom de l’entreprise, secteur d’activité, activité exercée, taille de la structure, adresse professionnelle, historique des échanges et intérêt manifesté pour nos événements ou services.
Données relatives à la prospection et au suivi commercial : origine du contact, date de prise de contact, statut commercial, comptes rendus d’échanges, relances, réponses apportées, participation antérieure à un événement ou intérêt pour une future édition.
Données issues de la navigation ou de formulaires en ligne : lorsque vous demandez des informations, téléchargez une documentation ou remplissez un formulaire sur notre site, certaines données peuvent être collectées pour assurer le suivi commercial de votre demande.
Données relatives à l’utilisation des réseaux sociaux : lorsque la prise de contact ou les interactions passent par des réseaux sociaux professionnels, certaines données peuvent être collectées dans ce cadre, conformément aux paramètres et politiques de ces plateformes.

Visiteurs du salon

Dans le cadre de l’inscription et de la participation à un salon ou événement, nous sommes susceptibles de collecter les catégories de données suivantes :

Données d’identification : nom, prénom, civilité, adresse e-mail, numéro de téléphone, fonction.
Données professionnelles : entreprise ou organisation, secteur d’activité, poste occupé, adresse professionnelle et, plus largement, toute information utile à l’organisation de votre visite ou à la qualification de votre profil visiteur.
Données liées à l’inscription et à la participation : badge, catégorie de participant, préférences de visite, inscriptions à des conférences ou ateliers, demandes particulières, présence à l’événement.
Données de lecture de badge ou de mise en relation : lorsque votre badge est scanné par un exposant ou dans le cadre d’un dispositif de mise en relation, certaines informations peuvent être transmises ou partagées selon les modalités qui vous sont précisées au moment de l’événement.
Données bancaires : lorsque l’accès à un salon, un service ou une prestation donne lieu à paiement, les données nécessaires à la transaction sont traitées de manière sécurisée par les prestataires habilités et ne sont pas conservées directement par l’organisateur, sauf éléments strictement nécessaires à la gestion administrative de l’opération.
Données relatives à la navigation : si vous utilisez le site ou une plateforme d’inscription avant votre visite, des données de navigation peuvent également être collectées dans les conditions décrites pour les visiteurs du site web.

Candidats au recrutement

Dans le cadre de la gestion des candidatures, nous sommes susceptibles de collecter les catégories de données suivantes :

Données d’identification : nom, prénom, civilité, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse postale, date de naissance le cas échéant.
Données relatives au parcours professionnel : CV, lettre de motivation, diplômes, expériences professionnelles, compétences, références, prétentions salariales, disponibilité, ainsi que toute information transmise dans le cadre de votre candidature.
Données administratives : lorsque votre candidature aboutit à un recrutement, des pièces justificatives ou informations complémentaires peuvent être demandées pour préparer votre embauche et la gestion administrative de votre dossier.
Données d’évaluation : notes d’entretien, appréciations sur l’adéquation du profil au poste, comptes rendus d’échanges et résultats éventuels de tests ou entretiens.
Données de connexion : lorsque vous candidatez via un formulaire ou un outil en ligne, certaines données techniques peuvent être collectées afin d’assurer le bon fonctionnement du service.

1.6. Données fournies volontairement

De manière générale, les données signalées comme obligatoires dans les formulaires sont nécessaires pour traiter votre demande, gérer votre participation, répondre à vos sollicitations ou assurer le suivi de la relation. À défaut, nous pourrions ne pas être en mesure de traiter votre demande.

Nous vous invitons à ne communiquer que des données pertinentes, adéquates et limitées à ce qui est nécessaire au regard de votre demande ou de votre situation.

Quelles sont les finalités du traitement ?

Les finalités pour lesquelles nous traitons vos données personnelles varient selon votre profil et selon la nature de votre relation avec l’organisateur du salon.

2.1. Si vous êtes visiteur du site web

Si vous naviguez sur notre site internet ou nous contactez via un formulaire en ligne, vos données sont traitées pour :

répondre à vos demandes de contact, de renseignement ou de documentation ;
gérer et suivre les échanges avec vous ;
assurer le bon fonctionnement, la sécurité et l’administration du site internet ;
mesurer l’audience du site, réaliser des statistiques de fréquentation et améliorer son contenu, son ergonomie et ses fonctionnalités ;
gérer, lorsque cela est applicable, les traceurs et cookies soumis à votre consentement ;
permettre l’accès à certains services ou contenus proposés en ligne ;
prévenir les usages frauduleux ou malveillants du site.

2.2. Si vous êtes exposant

Si vous êtes exposant ou représentant d’un exposant, vos données sont traitées pour :

gérer vos demandes d’information, de devis, de réservation ou de participation à nos événements ;
préparer, organiser et suivre votre participation au salon ou à l’événement concerné ;
gérer la relation commerciale, contractuelle, administrative et comptable avec votre structure ;
assurer la gestion opérationnelle de votre présence sur l’événement, notamment la mise à disposition des services, accès, équipements ou outils nécessaires ;
vous transmettre les informations pratiques, administratives et logistiques liées à votre participation ;
assurer le suivi de votre dossier avant, pendant et après l’événement ;
réaliser, lorsque cela est pertinent, des enquêtes de satisfaction, analyses de retour d’expérience et mesures d’amélioration de nos événements et services ;
gérer les éventuels échanges entre exposants et visiteurs lorsque ces dispositifs sont proposés dans le cadre de l’événement.

Le traitement de ces données repose en principe sur l’exécution des mesures précontractuelles prises à votre demande et/ou sur l’exécution du contrat conclu avec votre structure, ainsi que, dans certains cas, sur notre intérêt légitime à assurer la bonne organisation et l’amélioration de nos événements.

2.3. Si vous êtes prospect exposant

Si vous êtes identifié comme prospect dans le cadre de notre activité commerciale B2B, vos données sont traitées pour :

gérer les prises de contact et demandes d’information relatives à nos événements ou services ;
identifier les entreprises susceptibles d’être intéressées par une participation en qualité d’exposant ;
assurer le suivi commercial de nos échanges, de vos demandes et de votre intérêt pour nos événements ;
vous adresser, par tous canaux autorisés, des informations sur nos salons, offres, éditions à venir ou opportunités de participation ;
réaliser des opérations de prospection commerciale, de relance et de fidélisation ;
conserver l’historique des échanges et l’état d’avancement de la relation commerciale ;
réaliser des statistiques commerciales, analyses de performance et actions d’amélioration de notre démarche de prospection.

Lorsque vous êtes un prospect professionnel, ces traitements peuvent notamment reposer sur notre intérêt légitime à promouvoir les événements que nous organisons, dans le respect de vos droits et du cadre applicable à la prospection B2B.

Lorsque la réglementation l’impose, certaines communications ou opérations de prospection peuvent reposer sur votre consentement.

2.4. Si vous êtes visiteur du salon

Si vous vous inscrivez ou participez à un salon ou événement, vos données sont traitées pour :

gérer votre inscription, votre badge, votre accès et votre participation à l’événement ;
organiser votre visite et, le cas échéant, votre participation à des conférences, ateliers, rendez-vous ou animations ;
vous transmettre les informations utiles avant, pendant et après l’événement ;
assurer le contrôle d’accès, la sécurité et la gestion des flux sur le site de l’événement ;
faciliter la mise en relation avec les exposants ou partenaires lorsque ce service est proposé ;
permettre, le cas échéant, la lecture de badge ou la transmission de vos coordonnées à un exposant lorsque vous en faites la démarche ou lorsque cela est prévu dans le cadre du dispositif de l’événement ;
adresser des enquêtes de satisfaction ou questionnaires post-événement afin d’évaluer la qualité de l’événement et d’améliorer les éditions futures ;
établir des statistiques de fréquentation, de participation et d’intérêt pour les contenus ou services proposés.

Ces traitements reposent, selon les cas, sur l’exécution des mesures précontractuelles ou contractuelles liées à votre inscription et à votre participation, sur notre intérêt légitime à organiser et sécuriser l’événement, et, lorsque cela est requis, sur votre consentement.

2.5. Si vous êtes candidat au recrutement

Si vous postulez auprès de notre structure, vos données sont traitées pour :

recevoir et examiner votre candidature ;
évaluer l’adéquation de votre profil au poste proposé ;
organiser les échanges, entretiens et étapes du recrutement ;
vous recontacter dans le cadre du processus de recrutement ;
constituer, le cas échéant, votre dossier administratif préalable à l’embauche ;
assurer le suivi de nos recrutements et améliorer nos processus de sélection ;
conserver votre candidature pour une durée limitée afin de vous recontacter pour d’autres opportunités, lorsque cela est autorisé ou lorsque vous y avez consenti.

Ces traitements reposent sur l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande, sur notre intérêt légitime à recruter et à évaluer les candidatures, ainsi que, le cas échéant, sur votre consentement lorsque votre candidature est conservée au-delà du processus de recrutement en cours.

2.6. Communications, amélioration des services et statistiques

Dans une perspective d’amélioration continue de nos événements, de nos services et de notre site internet, vos données peuvent également être traitées pour :

vous adresser des enquêtes de satisfaction ou questionnaires de retour d’expérience ;
analyser les résultats de ces enquêtes ;
améliorer l’organisation de nos événements, la qualité de nos services et la pertinence de nos contenus ;
réaliser des analyses statistiques, notamment sur la fréquentation de nos sites, l’intérêt porté à nos événements et l’efficacité de nos actions d’information ou de prospection ;
personnaliser, lorsque cela est applicable et avec votre consentement lorsqu’il est requis, votre expérience utilisateur, le contenu affiché ou les communications qui vous sont adressées.

2.7. Communications de partenaires ou d’autres événements

Avec votre consentement lorsque celui-ci est requis, vos données peuvent également être utilisées pour :

vous adresser des informations sur d’autres événements organisés par notre structure ;
vous proposer des contenus, offres ou services susceptibles de vous intéresser ;
vous transmettre des communications émanant de partenaires, lorsque cela est prévu et porté à votre connaissance.

Quelles sont les fondements juridiques du traitement ?

Selon la nature de votre relation avec nous et la finalité poursuivie, nous traitons vos données personnelles sur la base de l’un ou plusieurs des fondements juridiques suivants :

3.1. Votre consentement

Certains traitements de données sont réalisés sur la base de votre consentement préalable, conformément aux articles 4.11 et 6.1.a du RGPD.

Le consentement correspond à une manifestation de volonté libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle vous acceptez que des données à caractère personnel vous concernant fassent l’objet d’un traitement déterminé.

En pratique, cela signifie que nous vous demandons, lorsque cela est requis :

de cocher une case dédiée ;
d’accepter une fonctionnalité ou un traceur ;
de vous inscrire volontairement à certaines communications ;
ou de réaliser toute autre action positive claire permettant d’établir votre accord.

Ce fondement est notamment susceptible de s’appliquer :

à l’envoi de certaines communications commerciales lorsque la réglementation l’exige ;
au dépôt de certains cookies ou traceurs ;
à la conservation de certaines candidatures au-delà du processus de recrutement en cours ;
à la transmission de certaines informations à des partenaires ou à l’envoi de communications partenaires, lorsque cela est applicable.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans que cela n’affecte la licéité des traitements réalisés avant ce retrait.

3.2. L’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles

Nous pouvons traiter vos données lorsque ce traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie, ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande, conformément à l’article 6.1.b du RGPD.

Ce fondement s’applique notamment lorsque vos données sont nécessaires :

à la gestion de votre demande de participation à un salon ou un événement ;
à la réservation d’un stand ou d’une prestation ;
à la gestion de votre inscription à un événement ;
à l’exécution de nos engagements contractuels envers un exposant ;
au traitement administratif, logistique, comptable ou organisationnel lié à votre participation ;
à l’étude de votre candidature ou à la conduite d’échanges préalables à une éventuelle embauche.

Dans ce cadre, si vous ne souhaitez pas nous fournir les données nécessaires, nous pourrions ne pas être en mesure de traiter votre demande, de finaliser votre inscription, d’exécuter le contrat concerné ou de poursuivre les échanges précontractuels.

3.3. Notre intérêt légitime

Nous pouvons également traiter vos données lorsque ce traitement est nécessaire aux fins de nos intérêts légitimes, conformément à l’article 6.1.f du RGPD, à condition que ne prévalent pas vos intérêts, libertés ou droits fondamentaux.

Ce fondement peut notamment être retenu pour :

répondre à vos demandes et assurer le suivi de la relation avec vous ;
gérer et sécuriser notre site internet, nos outils et nos systèmes d’information ;
organiser, administrer et améliorer nos événements ;
adresser des communications à des prospects professionnels dans le respect des règles applicables à la prospection B2B ;
réaliser des enquêtes de satisfaction, analyses statistiques et retours d’expérience ;
assurer la prévention de la fraude, la sécurité des locaux, des systèmes et des événements ;
gérer la preuve, la défense de nos droits et le traitement des réclamations.

Lorsque nous nous appuyons sur ce fondement, nous veillons à ce que le traitement soit proportionné, limité à ce qui est nécessaire et n’emporte pas d’atteinte excessive à vos droits et libertés.

3.4. Le respect d’une obligation légale

Dans certains cas, nous traitons vos données lorsque cela est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis, conformément à l’article 6.1.c du RGPD.

Ce fondement peut notamment concerner :

nos obligations comptables, fiscales et administratives ;

la conservation de certains documents justificatifs ;

la gestion de certaines demandes d’exercice de droits ;

le respect de nos obligations en matière de droit social et de gestion du personnel ;

la gestion de certaines obligations relatives à la sécurité ou à la réglementation applicable à nos activités et événements.